L’Archivio Chini oggi è consultabile grazie ad un database on line che racchiude tutte le carte digitalizzate del Fondo Galileo Chini e l’inventario del Fondo Eros e Paola.
Il database è stato creato utilizzando una struttura ad albero. Si compone di 5 livelli che partendo dal generale scendono fino al particolare, ovvero alla descrizione delle singole carte che compongono i Fondi.
Ciascun Fondo è strutturato in 5 livelli:
- Il cosiddetto livello 0 contiene una piccola biografia del soggetto produttore del Fondo, in cui si ripercorrono le tappe salienti della vita di Galileo Chini (per il suo Fondo) e dell’attività di valorizzazione e conoscenza di Galileo Chini e della sua opera artistica (per il Fondo Eros e Paola).
- Il livello 1 descrive l’unità archivistica principale (il faldone) a cui è stato assegnato un numero romano; è inoltre riportato l’arco cronologico complessivo di tutta l’unità, la tipologia archivistica e il numero complessivo dei fascicoli che contiene.
- Il livello 2 descrive il fascicolo, contrassegnato con una lettere alfabetica, riportando l’anno (poiché ogni fascicolo contiene al suo intero tutte le scritture inerenti l’anno in oggetto) e l’indicazione sommaria del contenuto.
- Il livello 3 descrive il sottofascicolo, ovvero individua nel particolare l’attività del soggetto produttore. E’ individuato con un numero arabo e un titolo moderno, assegnato da me, che ricalca il contenuto delle singole scritture. La descrizione si conclude con l’indicazione dell’arco cronologico complessivo dei documenti ivi presenti.
- Il livello 4 infine descrive in maniera analitica le singole scritture. Per ognuna di esse viene assegnato un numero arabo e viene descritta sia la tipologia documentaria che il contenuto, collocandole entro lo spazio ed il tempo della loro redazione. Sarà possibile, inoltre, svolgere ricerche sia sul campo data che testo.
Per ogni singolo documento, sia esso cartaceo, fotografico o su altro supporto, sono descritti:
1. Numero di corda
2. Datazione
3. Contenuto
4. Luogo
5. Serie di appartenenza
